Viele Unternehmen erhalten Bestellungen nicht über ein strukturiertes Online-Bestellsystem, sondern per E-Mail oder als PDF-Anhang. Ein Sachbearbeiter öffnet die Nachricht, überträgt Artikel, Mengen und Adressen von Hand ins ERP — und macht dabei zwangsläufig irgendwann einen Tippfehler oder übersieht eine Position. Eine KI übernimmt genau diesen Schritt: Sie liest die Aufträge aus, erkennt Bestellpositionen, Mengen, Kundendaten, Lieferadressen und weitere relevante Angaben und gleicht sie mit bestehenden CRM-, ERP- oder Bestellsystemen ab.
Typischer Ablauf
Der Prozess bleibt nah an dem, was heute schon passiert — nur dass die KI die mühsamen Zwischenschritte übernimmt und ein Mensch am Ende nur noch prüft statt selbst abzutippen:
- Eine Bestellung geht per E-Mail ein.
- Die KI erkennt, ob es sich um einen Auftrag handelt.
- E-Mail-Text und PDF-Anhang werden ausgelesen.
- Artikel, Mengen, Preise, Lieferadressen und Kundendaten werden extrahiert.
- Die Daten werden mit dem internen System abgeglichen.
- Unsichere Treffer werden visuell vorbereitet.
- Ein Mensch prüft, korrigiert und bestätigt.
- Danach wird die Bestellung ins CRM-, ERP- oder Bestellsystem übernommen.
Der entscheidende Punkt
Der eigentliche Mehrwert liegt nicht nur im Auslesen des PDFs — das kann inzwischen fast jedes Tool. Entscheidend ist das Matching gegen die Realität im eigenen System: Kunden verwenden oft andere Artikelbezeichnungen, alte Artikelnummern, Freitextbeschreibungen oder unvollständige Adressen. Ein Auftrag ist nur dann wirklich vorbereitet, wenn er auch korrekt auf die eigenen Stammdaten trifft.
Lösungsansatz
Deshalb braucht die KI mehr als nur Texterkennung — sie benötigt eine Matching-Logik, die:
- exakte Treffer erkennt,
- ähnliche Artikel oder Adressen vorschlägt,
- Unsicherheiten markiert,
- Alternativen sichtbar macht,
- und die finale Entscheidung einem Menschen überlässt.
Nutzen
Im Alltag zeigt sich der Effekt vor allem dort, wo heute am meisten manuell nachgetragen wird:
- Weniger manuelle Dateneingabe
- Schnellere Auftragserfassung
- Geringere Fehlerquote
- Bessere Nachvollziehbarkeit
- Menschliche Kontrolle bei kritischen Zuordnungen
Geeignet für
Besonders lohnt sich dieser Anwendungsfall dort, wo viele Bestellungen unstrukturiert per E-Mail hereinkommen:
- Großhandel
- Rohstoffhandel
- Ersatzteilhandel
- Logistik
- Industrieunternehmen
- Unternehmen mit vielen E-Mail-Bestellungen
Ihr nächster Schritt
Sie möchten wissen, wie viele Ihrer Aufträge heute noch per Hand aus E-Mail und PDF abgetippt werden — und was sich davon automatisieren lässt? Wir schauen uns gemeinsam Ihre eingehenden Bestellungen, Ihr ERP/CRM-System und die typischen Sonderfälle an.
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